Akuntansi dan Teknologi Informasi

Posted On 14 November 2010

Filed under Informasi Teknologi

Comments Dropped leave a response

Fungsi Sistem Informasi

Setiap organisasi yang menggunakan komputer untuk memproses data transaksi memiliki fungsi sistem informasi. Fungsi sistem informasi bertanggungjawab untuk pengolahan data (DP). Pengolahan data merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi yang fundamental dalam setiap organisasi. Fungsi sistem informasi dalam organsisasi telah berevolusi mulai dari srtuktur organisasi sederhana yang terdiri dari beberapa orang saja sampai struktur yang kompleks yang meliputi banyak spesialis yang bermutu.

Setiap sistem informasi akuntansi akan melaksanakan lima fungsi utamanya yaitu :

  1. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan
  2. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen.
  3. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
  4. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga.

Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengkontrol aktivitas.

Otomasi Kantor Dan Perlunya Otomasi Kantor

Otomatisasi kantor (office automation atau oa) adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.

Istilah sistem informasi akuntansi meliputi penggunaan teknologi informasi untuk penyajian informasi kepada para pemakai. Komputer digunakan pada seluruh tipe sistem informasi. TI mencakup komputer dan juga teknologi lain yang digunakan untuk memproses informasi. Teknologi seperti mesin pembaca kode bar dan peralatan scanning, dan protokol-protokol komunikasi dan standar-standar seperti ANSI X.12, penting bagi otomasi kantor.

Teknologi Tanggap Cepat

Istilah sistem tanggap cepat-Quick response system tampaknya sudah menjelaskan maksudnya sendiri. Tentunya sistem ini adalah yang ‘cepat’ dan“responsif”. Tetapi arti dari konsep tangaap cepat jauh lebih mendalam. Sistem tanggap cepat penting bagi gerakantotal quality performance (TQP) perusahaan. TQP (kadang-kadang juga disebut total quality management-TQM)adalah filosofi untuk melaksanakan sesuatu yang tepat dengan tepat pada saatpertama. TQP mensyaratkan produksi berkualitas tinggi, efisiensi operasional, dan perbaikan terus menerus dalam operasi. TQP menekankan “kepuasan pelanggan” sedemikian rupa hingga tercapai “obsesi pelanggan”. Dalam lingkungan dunia bisnis yang sangat kompetitif, TQP adalah strategi untuk dapat bertahan hidup. Beberapa teknologi berinteraksi agar sistem tanggap cepat menjadi feasible. Standarisasi perangkat keras dan software dan pergeseran ke arah sistem terbuka telah membuat hubungan antar sistem komputer menjadi lebih mudah. Pertukaran data elektronik (electronic data interchange-EDI) adalah hal penting bagi sistem tanggap cepat. Walaupun EDI penting, tetapi hal itu saja tidak mencukupi. Identifikasi kode bar (bar code) produk dengan menggunakan kode produk universal (Universal Product Code-UPC) dan teknologi scanning, seperti pada terminal perusahaan eceran (ritel) di titik penjualan (point of sale – POS),adalah contoh teknologi penting lainnya. Kode bar UPC di-scan dengan teknologi

 

POS pada anjungan(counter) ke luar di toko eceran merupakan titik awal dari rangkaian kegiatan yang akan berakhir dengan item, yaitu item yang tepat, yang persediaannya perlu segera diisi kembali agar dapat segera dijual kembali. Ini sangat penting dalam dunia eceran, di mana fads, yaitu permintaan pelanggan atas produk tertentu dapat dan benar-benar berubah dengancepat. Apa yang dijual tahun lalu, bulan lalu, atau bahkan minggu lalu boleh jadi tidak lagi diminati pelanggan saat ini.

EDI yang menghubungkan sistem komputer perusahaan pengecer dengansistem komputer pemasok akan menghilangkan pemprosesan kertas dan memungkinkan untuk menempatkan dan memproses pesanan pembelian secara cepat, sehingga mendukung pengiriman tanggap cepat. Pemasok dapat juga membuat tagihan untuk pengecer melalui EDI. Dalam beberapa kasus, pembayaran Transfer Dana Secara Elektronik (electronic funds transfer-EFT) dapat dilakukan oleh pengecer ke rekening pemasok. Semua kejadian ini,termasuk pengambilan pesanan dari persediaan pemasok, dapat dilakukan tanpa keterlibatan manusia.

Contohnya

  1. Just-in-Time (JIT)

Sistem penjualan eceran tanggap cepat mirip dengan sistem persediaan just-in-time (JIT) yang digunakan manufaktur. Pesanan pembelian untuk barang-barang persediaan dibuat berdasarkan konsep “permintaan-tarik” dan bukannya berdasarkan suatu interval tetap (bulanan atau mingguan) secara “dorong” untuk memenuhi tingkat persediaan tertentu.

Pada lingkungan yang tidak berbasis JIT, proses seperti itu hanya berlangsung terputus-putus. Kumpulan (batch) produk yang serupa secara periodik diproses untuk memenuhi kebutuhan masa kini dan rencana masa datang.

Biaya kegiatan “set up” biasanya timbul setiap kali suatu batch dan biayanya umumnya sama, tidak terganrung pada ukuran pemrosesan batch. Sebagaimana makna dari kata rencana, sistem batch menggunakan konsep “dorong” dalam mencapai efisiensi. Ukuran batch yang ekonomis (efisien) dihasilkan dengan menggunakan rumus-rumus, seperti yang terdapat pada model EOQ (Economic Order Quantity). Untuk lingkungan non JIT, misalnya pada penjualan eceran, pesanan atas produk baru diproses secara periodik sebagai batch dan dikirimkan kepada pemasok untuk melengkapi lagi persediaan. Persediaan dijaga dalam tingkat tertentu yang memadai untuk mengantisipasi kebutuhan masa datang.Biaya pemesanan (set up) diminimalkan dengan menerapkan konsep EOQ untukkeputusan pemesanan kembali.

Lingkungan JIT merupakan suatu lingkungan arus yang berkelanjutandan bukannya lingkungan batch. JIT mensyaratkan operasi pemrosesan secara kontinu, untuk meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara keseluruhan.JIT juga mengeliminasi kesia-siaan dalam proses manufaktur dan menekankan adanya pengembangan secara terus-menerus dalam operasi. JIT adalah konsep yang mirip dengan TQM, dan dalam banyak hal sebagai aspek penting dalam TQM.

Dalam JIT, kegiatan pemrosesan muncul dengan konsep “tarikan”.Kegiatan (seperti pemesanan produk baru) terjadi hanya pada saat dibutuhkan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Permintaan pelanggan, yang ditandai oleh order penjualan saat ini, “menarik” (menyebabkan pemicu) pesanan mulai dari pemrosesan permintaan ulang; akibatnya dilakukanlah pesanan kepada pemasok. Pesanan kepada pemasok didasarkan pada penjualan yang aktual untuk mengisi kembali persedian yang telah terjual. Permintaan penjualan saat ini”menarik” (secara otomatis memicu) terjadinya pesanan untuk mengisi persediaan. Pedagang eceran dapat memesan dengan dasar kecenderungan pembelian yang terjadi saat ini.

  1. Web Commerce

Web Commerce disebut juga perdagangan dengan jaringan internet. Penjualan melalui jaring internet (World Wide Web) merupakan bagian integral dari perekonomian. Penjualan tersebut menyediakan banyak keuntungan baik bagi konsumen maupun penyedia barang.
Keuntungan bagi konsumen adalah sebagai berikut :

  1. Tidak perlu antri untuk dilayani oleh pramuniaga atau mendapatkan informasi produk.
  2. Melalui software berbasis jaring internet yang canggih, seorang pelanggan dapat memperoleh jawaban yang cepat atas pertanyaan yang kompleks mengenai produk yang bersangkutan
  3. Transaksi berbasiswebbiasanya dilindungi dengan fasilitas enkripsi untuk alasan keamanan.

Keuntungan bagi penyedia barang:

  1. Penghematan biaya karena adanya pemesanan secara otomatis
  2. Pengkodean elektronis secara otomatis atas data transaksi
  3. Rendahnya biaya overhead. Seluruh toko internet dapat ditampung dalam satu komputer desktop.
  4. Barang dapat dipasarkan ke segenap penjuru dunia
  5. Pemutakhiran, pengenalan produk baru dan perubahan harga dapat dilakukan secara cepat.

Yang banyak menjadi perhatian masyarakat dalam pembelian melalui Web adalah aspek keamanan dan perlindungan data pribadi. Berdasarkan alasan tersebut, American Institute of Public Accountant mensponsori adanya “label persetujuan” Web Trust yang dapat diterbitkan oleh para akuntan publik yang telah secara khusus terlatih, untuk diberikan kepada situs Web yang memenuhi criteria.

  1. Electronic Data Interchange (EDI)

Pertukaran data elektronik (EDI) adalah pertukaran dokumen bisnis dari-komputer-ke-komputer melalui jaringan komunikasi. EDI berbeda dengan E-mail di mana pengiriman pesan e-mail dibuat dan diinterpretasikan oleh manusia (orang ke orang), sedangkan pesan-pesan EDI dibuat dan diinterpretasikan oleh komputer. Standar EDI untuk publik, khususnya ANSIX.12, telah memberikan dampak besar terhadap pengembangan sistem tanggap cepat. Standar EDI untuk publik menyediakan rancangan umum untuk pertukaran data, dan dengan demikian mengurangi biaya dan kesalahan referensi silang kode oleh pihak-pihak dalam transaksi EDI.

EDI yang menghubungkan sistem komputer perusahaan pengecer dengan sistem komputer pemasok akan menghilangkan pemprosesan kertas danmemungkinkan untuk menempatkan dan memproses pesanan pembelian secara cepat, sehingga mendukung pengiriman tanggap cepat. Pemasok dapat jugamembuat tagihan untuk pengecer melalui EDI. Dalam beberapa kasus, pembayaran Transfer Dana Secara Elektronik (electronic funds transfer-EFT) dapat dilakukan oleh pengecer ke rekening pemasok. Semua kejadian ini,termasuk pengambilan pesanan dari persediaan pemasok, dapat dilakukan tanpa keterlibatan manusia.

  1. Computer-Integrated Mmanufacturing (CIM)

Sistem Komputer Terpadu Manufaktur (CIM) adalah pendekatan terpadu untuk pemanfaatan teknologi informasi pada perusahaan manufaktur. Komponen-komponen sistem CIM biasanya mencakup stasiun-stasiun kerja perancangan berbantuan komputer (computer-aided design-CAD), sistem pengendalian dan monitoring produksi secara real-time, serta sistem pemesanan dan pengendalian persediaan. Komponen-komponen CIM dihubungkan melalui jaringan computer dan dilengkapi dengan sistem software yang dirancang untuk mendukung operasi yang terdistribusi. CIM mengurangi biaya informasi, dan melalui EDI, memungkinkan hubungan yang lebih dekat antara produsen, pemasok, danp elanggan.

Otomasi data sumber mengenai kegiatan produksi adalah hal yang penting bagi CIM, karenanya, kode bar yang dapat dibaca oleh mesin dan teknologi scanning merupakan komponen-komponen sistem yang penting. Jika Anda melihat bagian bawah badan sebuah mobil baru, anda akan melihat banyak simbol kode bar pada banyak bagian, simbol kode bar yang serupa dengan kode bar UPC yang lazim terdapat pada produk-produk konsumsi. Kode bar, yang lazim terdapat pada barang- barang pabrik maupun pada barang-barang konsumsi, memungkinkan komputer atau robot untuk mengidentifikasi material, memproses informasi, dan memulai prosedur apapun yang diperlukan.

  1. Electronic Funds Transfer (EFT)

Sistem transfer dana elektronik merupakan sistem pembayaran dimana pemrosesan dan komunikasi sepenuhnya atau sebagian besar dilakukan secara elektronik. Sistem EFT menyediakan fasilitas perpindahan dana secara elektronik antar organisasi yang didasarkan pada instruksi pelanggan. Bank dapat berhubungan dengan aplikasi-aplikasi EDI organisasi.

Industri perbankan dan keuangan menggunakanFedWire, Clearing House Interbank Payment System (CHIPS), dan Clearing House Automated Payment System (CHAPS). FedWire merupakan sistem pembayaran dan komunikasi elektronik. Berbagai bank yang memiliki rekening pada bank sentral Amerika menggunakan FedWire untuk mentransfer dana antar mereka. CHIPS adalah sistem Wiring otomatis yang digunakan untuk mengkliringkan pembayaran Eurodollar antara lembaga-lembaga keuangan AS dengan non-AS. CHAPS menyediakan fasilitas transfer dana Pound Sterling yang selesai dalam satu hari (same day settlement) yang digunakan oleh bank-bank kliring besar di Inggris dan Bank of England.

Sistem EFT eceran mencakup transfer kawat telepon dan sistem pembayaran telepon, sistem pembayaran pra-otorisasi, aplikasi-aplikasi titik penjualan (POS), dan anjungan tunai mandiri (automatic teller machine-ATM). Transfer kawat telepon adalah bentuk tertua dari perpindahan dana, dan terutama merupakan sistem manual. Sistem pembayaran telepon, sering disebut sebagai aplikasi “pembayaran melalui telepon”, serupa dengan transfer kawat dimana telepon merupakan media utama untuk komunikasi data. Dalam sistem pembayaran melalui telepon, pelanggan dapat menghubungi bank dan memerintahkan pembayaran langsung kepada pemasoknya dengan hanya menekan tombol-tombol pada telepon. Sistem pembayaran pra-otorisasi digunakan jika kreditor dan pelanggan memiliki rekening pada satu bank. Sistem pembayaran pra-otorisasi memungkinkan pembayaran otomatis atas hal-hal yang sifatnya berulang, tanpa keterlibatan kegiatan manual. Sistem POS memungkinkan persetujuan dan pendebetan elektronik atas rekening pelanggan oleh penjual. Sistem POS dapat memiliki hubungan telekomunikasi langsung dengan database kartu debit dan kredit, sehingga mengeliminasi biaya pengiriman dan penerimaan melalui transportasi fisik. ATM melaksanakan tugas-tugas transaksi bank secara cepat dengan mengurangi campur tangan manual. ATM terhubung dengan jaringan komputer yang memproses transaksi-transaksi keuangan, (dan dalam berbagai hal terdapat jaringan bersama, menyediakan kliring dengan bank lainnya). Penggunaan ATM oleh pelanggan umumnya untuk menyetorkan dan menarik uang tunai, mentransfer dana dari satu rekening ke rekening lain, dan melakukan pembayaran.

Hakikat Pengembangan Sistem

Proyek pengembangan sistem pada umumnya mencakup tiga tahap utama: analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. Analisis sistem meliputi formulas! dan evaluasi solusi-solusi atas masalah-masalah sistem. Penekanan dalam analisis sistem adalah tujuan keseluruhan sistem. Hal yang mendasar dalam hal ini adalah timbal balik, untung rugi, dalam pencapaian tujuan sistem. Tujuan umum analisis sistem dapat diikhtisarkan sebagai berikut:

  • Untuk meningkatkan kualitas informasi
  • Untuk meningkatkan pengendalian intern
  • Untuk meminimalkan biaya, jika memungkinkan

Pertimbangan Perilaku dalam Pengembangan Sistem

Manajemen, pemakai, dan staf sistem perlu dilibatkan dalam perancangan sistem informasi dan kegiatan lanjutannya. Umumnya, kelompok perancangan atau tim proyek yang meliputi para pemakai, analis, dan wakil-wakil manajemen, dibentuk untuk mengidentifikasi kebutuhan, mengembangkan spesifikasi-spesifikasi teknis, dan mengimplementasikan sistem baru.

Masalah-masalah teknis, organisasional, dan manajemen proyek akan muncul dalam mengimplementasikan sistem informasi. Sistem informasi yang baru menimbulkan hubungan tata kerja baru di antara personel yang ada, perubahan-perubahan tugas, dan barangkali perubahan struktur organisasi formal. Faktor-faktor teknis, perilaku, situasi, dan personel yang berkaitan harus  dipertimbangkan seluruhnya. Kegagalan untuk melakukan hal itu akan mengakibatkan tidak bergunanya output sistem, walaupun secara teknis sistem cukup baik. Lebih jauh, diperlukan kerja sama dari pemakai secara terus-menerus untuk mengoperasikan sistem (menyediakan input, verifikasi output) setelah sistem itu diimplementasikan.

Kerja sama pemakai yang dibutuhkan untuk keberhasilan pengoperasian sistem harus diyakini pada saat perancangan sistem, bukan sesudahnya. Sebagian besar aplikasi akuntasi bersifat rutin. Untuk memastikan kesesuaian dengan jadual produksi, hubungan yang terus-menerus di antara pemakai dan personel sistem informasi adalah penting. Daftar input, laporan, dan lainnya biasanya merupakan tanggung-jawab kelompok sistem, tetapi untuk implementasi dan pemeliharaan atas daftar ini diperlukan kerja sama dengan para pemakai.

Filosofi dari perancangan berorientasi pemakai (user-oriented) merhbantu membentuk perilaku dan pendekatan kepada pengembangan sistem yang dengan seksama mempertimbangkan konteks organisasional. Para pemakai harus dilibatkan dalam perancangan aplikas. Perhatian yang seksama terhadap output, baik terhadap kuantitas maupun format, dalam tahap perancangan akan mencegah pemakai untuk mengerjakan ulang data atau meminta bentuk laporan baru pada saat sistem sudah berjalan. Output harus diarahkan kepada keputusan-keputusan; para pemakai harus memahami hakikat dan tujuan output agar dapat memanfaatkannya. Pelatihan karyawan harus tercakup dalam tahap perancangan, bukan dimulai setelah sistem dipasang. Akhirnya, sistem harus disiapkan untuk dapat menerima dan melakukan perubahan setelah mulai dioperasikan. Para pemakai biasanya meminta perubahan; antisipasi terhadap kemungkinan ini dan faktor-faktor lain yang telah diuraikan adalah sangat penting dalam filosofi berorientasi pemakai dalam perancangan sistem.

 

 

Sumber :

http://www.scribd.com/doc/33211434/26/Fungsi-Sistem-Informasi

http://www.scribd.com/doc/33211434/42/Hakikat-Pengembangan-Sistem

http://www.dagoel.co.cc/2010/11/akuntansi-teknologi-informasi-dan.html

 

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s